Как импортировать записи

Если вы уже собрали данные в формате .csv или .vcf, теперь вы можете легко импортировать их в Simply CRM , выполнив действия, описанные ниже.

Импортируйте записи за 3 простых шага

Simply CRM позволяет импортировать ваши записи в различные категории, включая Контакты, Организации, Сделки и т. Д.

Прежде чем мы объясним процесс импорта данных в Simply CRM , важно выделить несколько предварительных условий.

Поля, обязательные для заполнения

В вашем файле .csv или .vcf должны быть указаны все обязательные поля, которые отмечены значком красной звездочки. Например, поля, такие как Фамилия, являются обязательными для модуля "Контакты". Если оставить обязательные поля пустыми, им автоматически будет присвоено значение ????.

Если вы пытаетесь импортировать список клиентов, вам нужно выделить столбец для их фамилий в вашем файле .csv или .vcf. В противном случае система вернет ошибку.

Размер файла

Ваши файлы не могут превышать максимальный размер 5 МБ.

Разрешение

Пользователи с правами администратора могут отключить опцию импорта для пользователей без прав администратора. Если вы не можете найти опцию Импорт в Simply CRM , обратитесь к администратору, чтобы запросить разрешение.

3 простых шага для импорта записей

Теперь давайте сосредоточимся на процессе импорта записей в формате .csv или .vcf.

Чтобы начать работу, откройте меню слева и выберите модуль Продажи> Контакты, если вы хотите импортировать своих клиентов. Затем нажмите кнопку «Импорт» в правом верхнем углу.

Шаг 1. Загрузка файла

На шаге 1 вам нужно будет загрузить файл в Simply CRM .

После того, как вы нажмете кнопку «Импорт», вам нужно будет выбрать формат файла. На данный момент Simply CRM поддерживает два формата: .csv и .vcf. В этом руководстве мы будем использовать файл .csv.

Когда вы выбираете формат, вам нужно будет нажать кнопку «Выбрать с моего компьютера» и выбрать нужный файл.

Во всплывающем окне «Импорт контактов» вы увидите еще три поля: «Имеет заголовок», «С разделителями» и «Кодировка».

Когда вы импортируете файл, Simply CRM сравнивает ваши заголовки с полями в системе. Помните, что первая строка в CSV-файле считается заголовком. Если у вашего файла есть заголовок, установите флажок «Имеет заголовок».

Simply CRM поддерживает четыре типа разделителей: запятая, точка с запятой, вертикальная черта и символ каретки. Система распознает поля в вашем CSV-файле, только если они разделены одним из поддерживаемых разделителей.

Всегда выбирайте правильный набор символов, в котором был закодирован ваш файл, независимо от содержимого файла. Имейте в виду, что Simply CRM поддерживает два набора кодировок символов: UTF-8 и ISO-8859-1.

Если ваш лист содержит специальные символы, такие как ø, æ или å, выберите UTF-8, чтобы сохранить символы в их исходной форме.

После того, как вы настроили все поля, нажмите Далее.

Шаг 2. Обработка дубликатов

Второй шаг не обязателен. Simply CRM будет обрабатывать повторяющиеся записи в файле .csv.

Здесь вы можете пропустить, перезаписать или объединить повторяющиеся записи.

После импорта файла Simply CRM проверит записи, чтобы избежать дублирования и избыточности данных. Если вы решите использовать опцию «Пропустить», Simply CRM проигнорирует повторяющиеся записи, и они не будут импортированы.

Если вы используете опцию «Перезаписать», повторяющиеся записи из файла .csv будут перезаписывать и заменять записи в Simply CRM .

Параметр «Объединить» позволяет Simply CRM проверять повторяющиеся записи и импортировать только новые релевантные данные.

Посмотрите на образец изображения ниже, чтобы увидеть графическое представление функций пропуска, перезаписи и слияния.

Пропустить, перезаписать и объединить

Важно: помните, что записи импорта никогда не обходят правила предотвращения дублирования.

Шаг 3. Картирование полей

На последнем этапе вам нужно будет сопоставить заголовки или столбцы файла импорта в Simply CRM . Если ваш заголовок или столбец напрямую соответствует Simply CRM , он будет сопоставлен автоматически.

Здесь вы можете установить значения по умолчанию для полей сопоставления, и они будут использоваться, если значение любого поля в файле пусто. Если вы повторно используете сопоставления, вы можете сохранить их, и они будут доступны всем пользователям. Позднее сохраненные сопоставления можно удалить, просто нажав значок корзины.

После успешного сопоставления полей нажмите «Импорт».

Важно: если вы не сопоставите поля, их значения будут потеряны. Например, если вы не сопоставите поле Address с полем Simply CRM, все данные адреса будут потеряны.

После того, как вы импортируете файл в Simply CRM , результаты будут представлены в виде таблицы, которую можно увидеть ниже.

Импорт из другой CRM

Simply CRM позволяет импортировать записи из других CRM-систем. Чтобы импортировать данные из другой CRM, вам сначала необходимо экспортировать данные в виде файла .csv. После этого просто следуйте инструкциям, ранее описанным в этом руководстве.

Советы по импорту записей

В конце этого руководства мы подготовили несколько полезных советов, которые помогут вам лучше использовать наш сервис.

Значения даты

Вы можете установить значения даты в Моих настройках. Все форматы, которые там не указаны, не будут импортированы, и поле останется пустым. Если поле «Дата» является обязательным, а дата указана в другом формате, записи не будут импортированы.

Присвоены значениям

При сопоставлении со значением Assigned To вы можете указать имя пользователя (адрес входа) или их имя и фамилию в файле .csv. Если ни у одного пользователя нет необходимого значения, записи импорта будут автоматически назначены пользователю, который импортирует данные.

Числа

Например, если CSV-файл имеет значение 12,48923, а для десятичных дробей в моих предпочтениях установлено 2 десятичных знака, импортированное значение будет округлено до 12,49.

Если вы импортируете пустое число в обязательное поле, Simply CRM присвоит записи значение 0.

Значения списка выбора

При сопоставлении с полем списка выбора, если значение импорта отсутствует в списке выбора, просто вставит новое значение в запись.

Если поле «Список выбора» является обязательным и запись импорта не имеет значения, просто будет использоваться значение по умолчанию, выбранное во время импорта. Если значение по умолчанию пустое, просто выберет значение поля по умолчанию. Если все поля пусты, то просто воспользуемся ???? Для записи.

Значения времени

При сопоставлении значений времени Simply CRM установит время на 12 часов утра, если значение поля оставлено пустым.

Комбо с множественным выбором

В случае, если вы импортируете значения из списка выбора с множественным выбором, вы должны указать несколько значений в файле .csv, используя следующий формат: значение1 | ## | значение2 | ## | значение3 . Имейте в виду, что в этом поле учитывается регистр.

Справочные поля

Когда вы импортируете значения в справочные поля, например, поле «Организация» в Контактах, и нет записи со значением, Simply CRM создаст новую запись. Обязательные значения будут автоматически установлены на ????. Импорт завершится неудачно, если в записи есть обязательное поле ссылки без значения.

Поля инвентаря

Когда вы импортируете файлы в свой инвентарь, имейте в виду следующие примечания.

  1. Имя элемента в CSV-файле должно совпадать с именем в списке продуктов или услуг.
  2. По умолчанию имя элемента всегда будет искать сначала в списке продуктов, а затем в списке услуг. Чтобы упростить работу, вы можете использовать следующий формат для добавления имени элемента к продукту или услуге: :::: Product_Name Services :::: Service_Name.
  3. Поля "Количество" и "Цена продажи" должны быть указаны правильно и сопоставлены. Если они не указаны, ваш импорт не удастся.
  4. Значения налога должны быть представлены в процентах, рассчитанных от общей суммы.
  5. Скидки могут применяться к отдельным товарам или группам товаров, но вам необходимо указать тип скидки.
  6. Тип налога должен быть указан правильно. В файле .csv тип налога должен быть указан как групповой или индивидуальный. Если не указано иное, будет использоваться тип налога по умолчанию.
  7. Если есть 2 записи с 2 разными элементами, но с одинаковой темой, Simply CRM будет рассматривать их как одну запись.
  8. Все характеристики полей «Итого по предметам», «Итого до налогообложения», «Получено», «Остаток» и «Итоговая сумма» в файле .csv не будут учитываться, поскольку они зависят от «Итого по предметам», «Скидка и налоги, добавленные к ним», а также от других полей, таких как «Количество». , Цена продажи, Скидка и Налог, добавленный к ней.

Примечания

Планирование импорта

Если ваш файл содержит более 1000 записей, ваш импорт будет запланирован, и вы получите уведомление по электронной почте после завершения импорта.

Ошибка данных

Ошибка данных возникает, когда импорт прерывается. Это указывает на то, что таблица импорта не импортировала все записи в систему и что вся информация, относящаяся к прерванному импорту, потеряна. Это означает, что записи не могут быть импортированы и вам нужно будет очистить данные перед началом нового импорта.

Ошибка импорта заблокирована

Эта ошибка возникает, когда другой пользователь уже начал импорт той же категории или модуля. Все подробности, касающиеся уже начатого импорта, отображаются в сообщении об ошибке.

Если администратор выполняет импорт, а пользователь без прав администратора пытается инициировать импорт в том же модуле, он получит сообщение об ошибке блокировки импорта, описанной выше.

Однако, если пользователь без прав администратора выполняет импорт, а администратор пытается выполнить импорт в том же модуле, он сможет проверить текущий статус импорта и даже отменить его. Когда администратор отменяет текущий импорт, пользователь, запустивший импорт, получит сообщение об ошибке прерывания импорта.

Импорт данных

После того, как вы начнете импорт, вы не сможете начать любой другой импорт, пока не будет завершен первый импорт.

Когда вы инициируете импорт в конкретном модуле, другие пользователи не смогут импортировать записи в тот же модуль. Однако они по-прежнему смогут импортировать записи в другие модули Simply CRM .

Обновлено 17/03/2021

Была ли эта статья полезной?

Статьи по теме